Allocate Optima – Dienstplanung im Krankenhaus
Dienstplanung nach Bedarf, für einen entlasteten Klinikalltag
Allocate Optima unterstützt Krankenhäuser und Kliniken bei bedarfsgerechter, regelkonformer und transparenter Dienstplanung. Dienste, Abwesenheiten, Pool-Einsätze und Zeitkonten werden in einem System abgebildet. So entstehen fairere Pläne, weniger Korrekturen und einfachere Abstimmungen im Klinikalltag.
Für wen ist Allocate Optima gedacht?
Allocate Optima unterstützt Krankenhäuser, Klinikverbünde und Gesundheitsorganisationen bei Dienstplanung und Personaleinsatzplanung. Pflege, ärztlicher Dienst, Funktionsbereiche, HR und Controlling erhalten eine gemeinsame Grundlage für Planung, Steuerung und Auswertung.
Einfache und flexible Dienstplanung
Optima nutzt Bedarfe, Budgets und Qualifikationen als Grundlage der Planung. So richten Sie Besetzungen an der tatsächlichen Versorgungssituation aus, statt sich auf historische Muster zu verlassen.
Pflege, ärztlicher Dienst, Funktionsbereiche, Service und Verwaltung lassen sich in einem System planen. Regeldienste, Bereitschaften, Rufdienste, Pool-Einsätze und Abwesenheiten werden einheitlich abgebildet.
Sie entscheiden, wie stark Sie automatisieren: von manueller Planung mit Regelprüfungen bis zur automatischen Dienstplanerstellung auf Basis hinterlegter Muster und Anpassungen. Massenänderungen (z. B. Anpassung von Dienstzeiten für mehrere Mitarbeitende)
Nachhaltige Pläne und gesicherte Regel- und Tarifkonformität
Optima bildet gesetzliche Vorgaben, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen in einem Regelwerk ab. Live-Prüfungen zeigen frühzeitig, wenn Vorgaben verletzt werden oder Warnschwellen erreicht sind.
PpUGV, Pflegepersonalbemessung und interne Quoten lassen sich in der Planung berücksichtigen. Das unterstützt nachvollziehbare Entscheidungen gegenüber Pflegedirektion, Qualitätsmanagement und Aufsicht.
Arbeitszeitkonten, Salden und Zuschläge werden automatisch berechnet und übersichtlich visualisiert. Über- und Unterdeckungen, Mehrarbeit und offene Buchungen sind schnell erkennbar.
Dienstpläne durchlaufen klare Prüf- und Genehmigungsprozesse. Änderungen werden revisionssicher protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar bleibt, wer wann welchen Dienst angepasst hat.
Mitarbeitende einbinden – Self‑Service statt Telefonketten
Dienstplan immer dabei
In Verbindung mit der Mitarbeiter‑App Loop haben Mitarbeitende ihren Dienstplan jederzeit im Blick – auf dem Smartphone oder im Web. Vergangene, aktuelle und zukünftige Dienste sind transparent einsehbar.
Mehr Eigenständigkeit, weniger Rückfragen
Teams erhalten mehr Mitgestaltungsspielraum innerhalb klarer Leitplanken. Das reduziert Rückfragen an Stationsleitungen und Dienstplanende und entlastet die Abstimmung im Alltag.
Wünsche und Tausch geregelt abbilden
Dienst- und Urlaubswünsche, Schichtübernahmen und Tauschanfragen können digital angestoßen werden. Optima berücksichtigt hinterlegte Regeln, Führungskräfte behalten die Freigabe.
Ressourcen effizient nutzen und Kosten besser steuern
Optima unterstützt die Steuerung von Springerpool und Personalpool. Offene Dienste und kurzfristige Lücken werden mit verfügbaren Mitarbeitenden und Qualifikationen abgeglichen. So lassen sich Pool-Einsätze gezielt verteilen und externe Kräfte bewusster einsetzen.
Durch die Verbindung von Dienstplanung und Zeitwirtschaft sehen HR, Pflegedirektion und Controlling, wo Überstunden, Zusatzdienste und externe Einsätze entstehen. Das schafft eine fundierte Basis für Entscheidungen zu Stellenaufbau, Schichtmodellen und Personaleinsatz.
Reporting zur Personaleinsatzplanung zeigt Besetzungsgrade, Ausfallquoten, Überstunden und Mehrarbeit auf Stations-, Abteilungs- und Hausebene. So werden Engpässe, Muster und Kostentreiber frühzeitig sichtbar und Entscheidungen nachvollziehbarer.
Technik & Integration kurz erklärt
Optima wird als Cloud-Lösung bereitgestellt und ergänzt bestehende HR-, Zeitwirtschafts- und Abrechnungssysteme um eine spezialisierte Ebene für Dienstplanung und Personaleinsatz. Schnittstellen unterstützen Stammdaten, Konten, Fehlzeiten, Lohndaten und Reporting.
Wie HR den Einsatz von Optima erlebt
„Wir hatten früher gewachsene Strukturen aus verschiedenen Dienstplansystemen, Excel‑Listen und manuellen Abstimmungen. Mit Optima haben wir Dienstplanung und Zeitwirtschaft in einem System gebündelt. Pläne sind nachvollziehbarer, Korrekturen überschaubarer und wir können gegenüber Geschäftsführung und Betriebsrat mit belastbaren Zahlen argumentieren.“
Personalleitung eines kommunalen Klinikverbundes
FAQs
Allocate Optima ist eine Dienstplan‑Software für die Dienstplanung im Krankenhaus, die Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft für alle Berufsgruppen in einer Lösung bündelt.
Optima erstellt Dienstpläne automatisch nach hinterlegten Regeln, inklusive Arbeitszeitgesetz, Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen und bildet Arbeitszeitkonten, Zuschläge und Salden transparent ab. So entstehen verlässliche, nachvollziehbare Dienstpläne für Pflege, ärztlichen Dienst, Funktionsbereiche und weitere Berufsgruppen im Krankenhaus.
Allocate Optima unterstützt eine regelkonforme Dienstplanung, indem es Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen in einem konfigurierbaren Regelwerk abbildet.
Bei der Dienstplanung im Krankenhaus erfolgen Live‑Regelprüfungen direkt im System: Verstöße gegen Arbeitszeitvorgaben, ungünstige Schichtfolgen oder fehlende Ruhezeiten werden sofort markiert. So lassen sich Pläne rechtssicher gestalten mit klar dokumentierten Entscheidungen für HR, Pflegedirektion und Betriebsrat.
Ja, Allocate Optima deckt die Zeitwirtschaft im Krankenhaus inklusive Arbeitszeitkonten, Überstunden und Abwesenheitsmanagement ab.
Arbeitszeitkonten, Salden und Zuschläge werden automatisch berechnet und mit Ampelfunktionen visualisiert. Überstunden, Mehrarbeit und fehlende Buchungen lassen sich zentral steuern, Urlaubsplanung und weitere Abwesenheiten werden inklusive Qualifikationsprüfung verwaltet. Ergänzt um eine Arbeitsliste für Zeitbeauftragte, die Freigaben und Nachträge effizient bearbeitet.
Ja, Mitarbeitende können ihren Dienstplan über die Mitarbeiter‑App Allocate Loop digital einsehen: auf dem Smartphone oder im Webbrowser.
Loop bringt Mitarbeitenden‑Self‑Service in den Klinikalltag: Dienstplan einsehen, Dienst‑ und Urlaubswünsche stellen, Schichten übernehmen oder tauschen – alles als Dienstplan‑App in Verbindung mit Optima. Das ermöglicht mobile Dienstplanung und reduziert Rückfragen auf Station und in der zentralen Dienstplanung deutlich.
Allocate Optima unterstützt die strukturierte Planung von Springerpool und Pool‑Einsätzen sowie das Management offener Dienste.
Offene Dienste, verfügbare Pool‑Kräfte und passende Qualifikationen werden zusammengeführt, sodass die Personaleinsatzsteuerung nicht mehr manuell über Telefon und Excel laufen muss. In Kombination mit Allocate SafeCare lassen sich Ausfallmanagement und Besetzungssteuerung enger an die tagesaktuelle Versorgung im Krankenhaus koppeln.
Ja, Allocate Optima lässt sich über standardisierte Schnittstellen mit bestehenden HR‑Systemen, Zeitwirtschaftssystemen und Abrechnungssystemen verbinden.
Über unseren Gateway werden u. a. Personalstammdaten importiert, Lohndaten und Fehlzeiten exportiert sowie Daten in Richtung BI‑Reporting bereitgestellt. So fügt sich Optima in bestehende IT‑Landschaften ein, ohne dass eine neue Insellösung entsteht. Im Zusammenspiel mit DataHub können Workforce‑Daten zusätzlich strukturiert an Data‑Warehouses übertragen werden.
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Erfahren Sie in einer persönlichen Demo, wie RLDatix Sie bei Dienstplanung, Ausfallmanagement und Personaleinsatz unterstützen kann.