Ausfallmanagement beginnt vor dem ersten Anruf

Kurzfristige Ausfälle wirken oft plötzlich. Meist gibt es aber schon vorher Anzeichen dafür, wo es eng werden kann.

Einleitung 

Der Anruf kommt meist zur Unzeit. Kurz vor Schichtbeginn, mitten in der Übergabe, an einem Tag, der ohnehin schon voll ist. 

In diesem Moment wirkt der Ausfall wie ein plötzliches Ereignis. Betrachtet man die letzten Wochen genauer, war er das oft nicht. Bestimmte Stationen waren schon vorher schwerer zu besetzen. Eine Qualifikation fehlte wiederholt. Zusatzdienste verteilten sich ungleich. Der Anruf macht also nur sichtbar, was sich vorher bereits angedeutet hat.

Kurz gesagt

Ausfallmanagement beginnt nicht erst, wenn das Telefon klingelt. Es beginnt damit, wiederkehrende Muster im Alltag ernst zu nehmen und die relevanten Informationen so zusammenzubringen, dass Pflegeleitungen frühzeitig reagieren können, statt jedes Mal neu zu improvisieren.

Ein Rückblick auf die bisherigen Themen 

In den letzten Wochen haben wir uns mit einzelnen Facetten dieser Herausforderung beschäftigt. Wie sich die Lage im Tagesverlauf von der ursprünglichen Planung unterscheiden kann. Warum Verfügbarkeit allein bei Umverteilungen nicht ausreicht. Warum Compliance-Daten wichtige, aber unvollständige Nachweise liefern. Warum bestimmte Stationen wiederholt stärker betroffen sind als andere. Und warum Fairness im Dienstplan vor allem eine Frage der Nachvollziehbarkeit ist. 

Zusammen ergeben diese Themen ein Bild: Ausfallmanagement ist selten ein einzelnes Problem, sondern das Ergebnis vieler kleiner, oft unverbundener Beobachtungen im Alltag.

Drei Bausteine, die den Unterschied machen 

Auch ohne technische Hilfsmittel lassen sich einige Prinzipien im Alltag stärker verankern. 

Der erste Baustein ist ein möglichst klares Bild davon, wo Besetzung kritisch werden kann, bevor es tatsächlich passiert. Der zweite Baustein sind nachvollziehbare Regeln, wie auf kurzfristige Veränderungen reagiert wird, damit Entscheidungen nicht jedes Mal neu ausgehandelt werden müssen. Der dritte Baustein ist eine gemeinsame Informationsbasis für Pflegeleitung, Stationsleitung, Dienstplanung und HR, damit nicht jede Rolle mit eigenen, unvollständigen Ausschnitten der Realität arbeitet. 

Keiner dieser Bausteine löst das Grundproblem des Personalmangels. Zusammen verändern sie aber, wie gut ein Team mit den täglichen Schwankungen umgehen kann. 

Ein Blick nach vorn 

In den kommenden Wochen schauen wir uns genauer an, wie sich diese Bausteine im Alltag konkret umsetzen lassen. Es geht darum, wie sich die tatsächliche Besetzung im Tagesverlauf sichtbar machen lässt, wie sich Mitarbeitende strukturiert einbinden lassen, ohne die Planung aus der Hand zu geben, und wie sich Daten aus Dienstplanung und Ausfallmanagement so nutzen lassen, dass sie echte Entscheidungen unterstützen, statt nur Berichte zu füllen.

Der erste Anruf ist nur der sichtbare Teil des Problems 

Ausfälle lassen sich nicht vollständig vermeiden. Sie lassen sich aber besser einordnen, wenn Muster im Alltag ernst genommen werden, bevor sie zum akuten Problem werden. 

Wer diese drei Bausteine im Blick behält, klare Informationen, nachvollziehbare Regeln und eine gemeinsame Basis für alle Beteiligten, verändert nicht sofort die Personalsituation. Er oder sie verändert aber, wie handlungsfähig ein Team bleibt, wenn der nächste Anruf kommt.