Wenn Dienstpläne Unzufriedenheit auslösen

Fairness im Dienstplan ist selten eine Frage der Gleichverteilung. Sie ist eine Frage der Nachvollziehbarkeit. 

Einleitung

Kaum ein Thema wird in Teams so schnell persönlich wie der Dienstplan. 

Wer übernimmt wieder den Spätdienst. Warum wurde ein Wunsch berücksichtigt und ein anderer nicht. Weshalb wird eine Kollegin häufiger gefragt, ob sie einspringen kann als andere. 

Solche Fragen entstehen nicht, weil Entscheidungen grundsätzlich falsch sind. Sie entstehen, weil Entscheidungen im Moment nicht erklärt werden. Und was nicht erklärt wird, wird schnell als unfair empfunden, auch wenn es das gar nicht war. 

Kurz gesagt 

Faire Dienstplanung bedeutet nicht, dass alle Mitarbeitenden exakt dieselben Dienste übernehmen. Entscheidend ist, dass Regeln nachvollziehbar sind und Entscheidungen im Bedarfsfall erklärt werden können. Das schafft mehr Akzeptanz als der Versuch, jede Schicht rechnerisch gleich zu verteilen. 

Gleichverteilung ist selten das Ziel 

In der Theorie klingt Fairness einfach: Jeder bekommt einen fairen Anteil an guten und schlechten Diensten. In der Praxis lässt sich das kaum umsetzen. 

Teams bestehen aus unterschiedlichen Qualifikationen, Arbeitszeitmodellen, persönlichen Vereinbarungen und familiären Situationen. Eine Teilzeitkraft mit Kinderbetreuung lässt sich nicht eins zu eins mit einer Vollzeitkraft ohne feste Verpflichtungen vergleichen. Wer trotzdem versucht, alles rechnerisch gleich zu verteilen, wird meist an der Realität scheitern und trotzdem Unzufriedenheit ernten.

Der eigentliche Auslöser ist selten die Entscheidung selbst 

Interessant ist: In vielen Konflikten geht es weniger um die konkrete Entscheidung als um das Gefühl, sie sei willkürlich gefallen. 

Zwei identische Entscheidungen können völlig unterschiedlich aufgenommen werden. Einmal mit Verständnis, einmal mit Frust. Der Unterschied liegt fast immer in der Kommunikation. Wurde erklärt, warum diese Lösung gewählt wurde? Wussten die Beteiligten, welche Kriterien eine Rolle gespielt haben? 

Ein Satz, der viele Gespräche entschärfen kann 

Führungskräfte auf Station stehen häufig zwischen den Erwartungen des Teams und den Anforderungen der Planung. Ein Satz, der in solchen Momenten helfen kann, lautet sinngemäß: 

Wir können nicht jede Schicht für alle gleich gestalten. Aber wir können transparent machen, welche Regeln gelten, welche Belastung berücksichtigt wird und warum wir uns für diese Lösung entschieden haben. 

Das löst nicht jeden Konflikt. Es verändert aber die Richtung des Gesprächs, weg vom Gefühl der Benachteiligung, hin zu nachvollziehbaren Kriterien.

Was Teams tatsächlich als fair empfinden

Aus vielen Rückmeldungen aus der Praxis lässt sich ein wiederkehrendes Muster erkennen. Mitarbeitende empfinden Pläne seltener als unfair, wenn sie wissen, nach welchen Regeln geplant wird, wenn Ausnahmen erklärt werden und wenn sie das Gefühl haben, gehört zu werden, auch wenn ihr Wunsch nicht immer erfüllt werden kann. 

Fairness ist damit weniger eine mathematische Aufgabe als eine Frage der Haltung und der Kommunikation.

Fairness beginnt bei der Erklärung, nicht bei der Zahl 

Kein Dienstplan wird jemals alle vollständig zufriedenstellen. Das ist auch nicht das Ziel. 

Entscheidend ist, ob Teams nachvollziehen können, warum eine Entscheidung getroffen wurde. Das setzt voraus, dass Führungskräfte selbst einen klaren Überblick über Regeln, Belastung und Ausnahmen haben. Erst dann lässt sich eine Entscheidung überzeugend erklären, statt sie nur zu verkünden.