Bemanningssatsningen i Västerås stad

Under 2022 identifierades det att ekonomer och chefer inom Vård- och omsorgsförvaltningen hade olika kunskap om bemanning och schemaläggning, vilket ledde till olika tolkningar av bemanningsregler.
För att förbättra situationen inleddes en bemanningssatsning 2023, med målet att skapa en mer effektiv och välfungerande bemanningsstruktur genom utbildning, inspiration och tekniska förbättringar.

Time Care Forum
Gav inspiration från både RLDatix och andra kollegor runt om i kommunsverige.

Controllermodulen
Ett redskap som ger möjlighet till planering och uppföljning, vilket gett tydliga resultat

Utbildningar
Med hjälp av utbildningarna så har det lett till ett gemensamt arbetssätt

Styrning
Tydlig styrning, kompetensutveckling och stödjande struktur har varit framgångsfaktorer i satsningen

“Bemanningssatsningarna tillsammans med controllermodulen som verktyg har gjort att vi kunnat spara miljoner”

Ylva Neidenmark
Controller ,Västerås Stad

Bemanningssatsningen

2023 deltog Eva Hedlund och Ylva Neidenmark på Time Care Forum.
Under dessa dagar delade de upp sig på olika föreläsningar och kom hem med inspiration från både RLDatix och andra kollegor runt om i kommun Sverige.
De tog med sig många idéer hem till Västerås och började fundera på vad de kunde göra i sin kommun baserat på de insikter de fått under dessa innehållsrika dagar.
HR-chefen ställde en fråga där Ylva blev erbjuden en 30-minuters slot på deras utvecklingsforum, där stödprocesserna träffar enhetschefer.
Ylva bad Eva att delta för att framföra deras syn på vad som behövde göras för att vända de dåliga siffrorna.

Under en längre tid har det funnits stora utmaningar inom bemanning och schemaläggning.
Cheferna hade olika kunskaper om schemaregler och bemanning, vilket ledde till ineffektivitet och frustration. Det fanns också problem med att få ut arbetstider när det behövdes, vilket resulterade i många vakanta pass och övertalig tid som inte kunde användas effektivt.
Stor frustration bland cheferna, särskilt eftersom heltid som norm precis hade startat och delade turer hade tagits bort.

Det blev tydligt att det behövdes satsningar på utbildning och enhetliga schemaregler för att skapa en mer effektiv och välfungerande bemanningsstruktur.
Ekonomin höll inte, och kostnaderna var för höga. Trots försök att hitta en budget som skulle hålla, visade uppföljningarna att siffrorna var för höga och att kostnaderna måste minska. Det behövdes en förändring för att dra ner på timmar och kostnader.

Ett webinar som RLDatix gjort tillsammans med en annan kommun om användningen av controllermodulen gav ytterligare inspiration.
I ett teamsmöte med en representant från den kommunen som deltog i webinaret och som använder sig av controllermodulen visade på möjligheter att förbättra uppföljningen och effektiviteten.

Tidslinje för bemanningssatsningen

• Under 2022: Identifieras utmaningar och det börjar sökas efter lösningar
• Februari 2023: Inspiration från Time Care Forum.
• April 2023: Beslut om bemanningsplanering och utbildning.
• Augusti 2023: Start av Bemanningsakademi för chefer och assistenter.
• Oktober 2023: Inspirationsföreläsning och skärpning i lagen om vila.
• November 2023: Identifiering av IT-prestandaproblem och fortsatt arbete med systembuggar och integrationer.
• December 2023: Införande av Controllermodulen för bättre uppföljning.

”Vi pratade inte samma språk, de pratar tid, schema och bemanning och jag pratar pengar.”

Ylva Neidenmark
Controller , Västerås Stad

Utmaningen

Projektet mötte flera utmaningar, inklusive internt motstånd, tekniska problem, motstånd från fackförbund, insändare i lokal media, samt kommunikationssvårigheter.
Dessa hinder påverkade projektets framsteg och krävde extra tid och resurser för att åtgärda.

Resultat

Resultat när vi mäter skillnad mellan september 2024 och mars 2025.
I mars höll sig all planerad bemanning inom budget, användningen av överkapacitet förbättrades med 23%, övertiden halverades och 1000 timmar färre vikarietid användes. Dessa resultat visar på en betydande förbättring av bemanningsstrukturen och effektiviteten inom förvaltningen.

Framgångsfaktorer

Projektets framgång byggde på tydlig styrning, kontinuerlig kompetensutveckling och en stödjande struktur.
Genom att fokusera på dessa nyckelområden lyckades Vård- och omsorgsförvaltningen hantera många av de utmaningar som uppstod under projektets gång.
En avgörande faktor var införandet av ett förändrat arbetssätt kring bemanning. Detta inkluderade bland annat kortare nattpass, nio fridagar, arbete enligt färdiga scheman samt förbättrad uppföljning och planering.
Vid planering av kommande scheman har controllermodulen visat sig vara ett mycket värdefullt verktyg.

Utbildningar

Startskottet för Bemanningsakademin för alla chefer inom vård och omsorg blev hösten 2023.
Ann-Charlotte och Gunilla från RLDatix var konsulterna som ledde utbildningarna med stor framgång!

Genom tydligare schemaregler och ändrat arbetssätt som innebär att aktivt förändra schema utifrån de förändringar som sker under perioden fick de mer fakta att följa upp.
Även Controllermodulen infördes i slutet av 2023, som visade sig vara ett redskap som ger möjlighet till planering och uppföljning, vilket gav tydliga resultat!

Fantastiskt!

Framtiden

Förvaltningen planerar att fortsätta följa upp och stödja enheterna, öka samarbetet mellan enheter, minska behovet av tillfällig personal och bättre utnyttja kompetensen inom förvaltningen.
Genom att testa fler idéer i olika pilotprojekt hoppas de kunna fortsätta förbättra bemanningsstrategin och skapa en ännu mer effektiv och välfungerande organisation