Bokningsassistenten och digital utveckling på bemanningsenheten i Sundsvalls kommun

Vad har åstadkommits

Bemanningsenheten i Sundsvalls kommun har genomfört en omfattande digital utveckling av sitt bemanningsarbete med stöd av Time Care Pool.

Trots en relativt liten organisation har enheten under 2025 hanterat närmare
2 000 visstidsanställda, över 165 000 beställda pass och mer än 25 000 samtal, med mycket god tillgänglighet och en tillsättningsgrad på 88 %.

Genom automatisering, digitalisering och nya arbetssätt har bemanningsprocessen standardiserats, kvalitetssäkrats och effektiviserats – med tydlig nytta för verksamheter, chefer och timvikarier.

Vilka resultat har uppnåtts

Kvantitativa resultat

• 165 000+ beställda pass med 88 % tillsättning
• Kraftigt ökad andel digital tillsättning
• Minskade SMS-kostnader genom Direktbokning
• Betydande tidsbesparingar genom robotiserad* registrering och avslut av visstidsanställningar

Kvalitativa resultat

• Förbättrad arbetsmiljö genom minskat manuellt och repetitivt arbete
• Ökad rättssäkerhet och bättre följsamhet till lagar och avtal
• Bättre beslutsunderlag genom verksamhetsnära statistik och uppföljning
• Stärkt kvalitet i bemanningen genom korrekt kompetensmatchning

Tillsammans har detta bidragit till förbättrad ekonomi, högre kvalitet och ökad hållbarhet i bemanningsarbetet.

Jessica Näs
Avdelningschef Rekrytering och bemanning, Sundsvalls kommun

Vilka utmaningar har stötts på längs vägen

Den största utmaningen har varit förändringsledning.

Att införa nya arbetssätt och digitala lösningar kräver mod, uthållighet och tydlig kommunikation.

Bemanningsenheten har mött detta genom:

• Tydligt ledarskap och kontinuerlig dialog
• Goda samarbeten med berörda intressenter och verksamheter
• Pilotverksamheter för att testa och justera arbetssätt
• Strukturerade processer och gemensamma rutiner
• Omfattande kommunikationsinsatser, både fysiska och digitala, kompletterade med filmer och QR-koder
• Löpande uppföljning och återkoppling till verksamheterna

Genom att våga hålla i och hålla ut har enheten skapat förtroende och långsiktig stabilitet.

Hur ser arbetet ut framåt

Arbetet framåt fokuserar på att:

• Öka graden av digital tillsättning till 85 %
• Vidareutveckla arbetssätt och systemstöd
• Inventera och successivt inkludera fler timvikarietäta verksamheter
• Fördjupa arbetet med statistik, uppföljning och analys

Bemanningsenheten planerar att inventera kvarvarande timvikarietäta verksamheter inom kommunen. Målet är att fortsätta minska kostnader, stärka arbetsmiljön och ge chefer bättre stöd – så att de kan fokusera på sitt grunduppdrag. Samtidigt säkerställs kvalitet, följsamhet och långsiktig hållbarhet.

Bemanningsenheten är ett tydligt exempel på hur Time Care kan användas strategiskt och innovativt för att skapa varaktig verksamhetsnytta – för ekonomi, kvalitet och människor.

Ladda ner och läs mer i det skrivna kundcaset