Omorganisation och implementation av nya arbetssätt, Kungälvs Kommun Funktionsstöd

Sedan omorganisationen har de gått från 44% heltidsarbetande personal till 86%

Omorganisationen

För att förbättra situationen och effektivisera bemanningen har funktionsstöd i Kungälvs kommun arbetat intensivt under en längre tid med att identifiera och fastställa ett bemanningskrav samt de specifika behoven i verksamheterna.
Detta var en komplex och utmanande process som krävde noggrann genomlysning och analys. Det var inte alltid naturligt att bemanna utifrån verksamhetens behov utan det kunde vara personalens arbetstider som låg till grund för när verksamheten på daglig verksamhet var öppen.
Detta krävde inte bara en förändrad inställning utan även nya rutiner för att säkerställa att alla brukare får hjälp utefter sitt behov.
Genom att fokusera på dessa aspekter och utveckla tydliga riktlinjer och verktyg för bemanningen arbetade Funktionsstöd mot att skapa en mer balanserad arbetsmiljö för sina anställda samtidigt som de kunde erbjuda bättre och mer anpassad vård och stöd till brukarna.
Det var en del av en långsiktig strategi för att förbättra kvalitén i verksamheten, minska beroendet av timavlönad personal samt främja en mer hållbar och effektiv bemanningsplanering inom både daglig verksamhet och gruppbostäder.

Utmaningen

Funktionsstöd i Kungälvs kommun genomförde förändringen trots missnöje och stor oro bland medarbetarna.
Förutom att medarbetarna gavs tid för dialog och reflektion började de i liten skala och bland de mest flexibla och nyfikna medarbetarna för att sedan implementera det på helheten.
Det var en stor utmaning främst för de medarbetare som arbetade på daglig verksamhet att börja arbeta efter bemanningskrav och dessutom arbeta helger. De har alltid arbetat 8 timmars arbetspass från måndag till fredag. Efter denna förändring började de arbeta 37-timmars vecka.
Även cheferna hade svårt att se fördelarna till en början. Innan förändringen fanns det ett motstånd till att låna ut personal.
När cheferna sedan såg de ekonomiska fördelarna samt möjlighet till bättre kompetensförsörjning minskade motståndet.
Det var inte bara medarbetarna som började arbeta mot både boende och daglig verksamhet, även cheferna fick ansvara för både och.

“Utan systemet hade vi inte kunnat göra detta. Systemet är en viktig förutsättning! Det möjliggör samplanering och vi kan säkerställa bemanningskravet för enskild enhet samt för hela samplaneringsområdet.”

Melissa Winberg
Bemanningscontroller, Kungälvs kommun

Lösningen

Det har varit ett vinnande koncept att samla schemaplanering och korttidsfrånvaro under samma tak.
Att dessutom kunna planera resurser i förhållande till behov över hela verksamhetsområdet har skapat förutsättningar för att få en kvalitativ verksamhet. Ett nära och tydligt samarbete mellan medarbetare, bemanningsplanerare och chefer har varit en framgångsfaktor.

Idag arbetar de fullt ut i Time Care Planering och Time Care Pool.

• Medarbetarna använder Time Care Planering för att få en aktuell bild av bemanningen
• Bokade vikarier går över till Time Care Planering
• Arbetar med schemat i realtid; Bemanningsplanerarna registrerar alla avvikelser i färdigt schema
• Kontinuerligt justera bemanningskravet efter behov på enheterna
• Arbetar med bokningsbara pass i Pool både inom samarbetsområdet och på helhet inom Funktionsstödsområdet.
• Använder rapporterna i Time Care Planering för att analysera planering och utfall
• Medarbetarna har möjlighet att påverka schemaläggningen.

Resultatet

Inom Funktionsstöd strävar man efter ett förbättrat samarbete mellan olika enheter, där daglig verksamhet och boende arbetar närmare varandra. Bemanningsprocessen effektiviseras genom att bemanningsplanerarna tar ansvar för hela processen med ett helhetsperspektiv.
Medarbetare på olika enheter ges flexibilitet att täcka upp för varandra vid behov, exempelvis vid möten, utbildningar eller planeringsdagar.
Kontroll och uppföljning av scheman genomförs noggrant både före och efter varje schemaperiod, vilket optimerar bemanningen och säkerställer en hög kvalitet för alla berörda. Detta arbete leder också till ökad delaktighet och ekonomisk medvetenhet bland samtliga medarbetare.
Cheferna tar ett större ansvar för schemaplaneringen, vilket bidrar till en hållbar arbetsmiljö och bättre arbetsförhållanden. För att säkerställa efterlevnaden av arbetstidslagen används avtal i Time Care Planering.
Organisationen har också ökat sin beredskap för att hantera kriser, som pandemier, vilket skapar goda förutsättningar inför exempelvis sommarplanering. Genom dessa åtgärder minskas beroendet av timanställda, samtidigt som alla som vill får möjlighet att arbeta heltid och behovet av övertidsarbete minskar.
Sammanfattningsvis ser dessa förbättringar till att skapa en mer effektiv, flexibel och hållbar arbetsmiljö inom Funktionsstödsområdet, vilket i sin tur förbättrar kvaliteten och ekonomin i verksamheten.

Framtiden

Nu fortsätter arbetet med att samordna detaljplaneringen på enheterna med schemaplaneringen.
Verksamheten fortsätter att öka i antal enheter men också med nya enheter inom personlig assistans och socialpsykiatrin.
De hoppas även kunna applicera delar av arbetssättet till äldreomsorgen i Kungälv.
De ser över och förbättrar sina arbetssätt och rutiner kontinuerligt, det gäller att hela tiden anpassa utifrån verksamhetens behov.