Resultatet av en organisatorisk genomlysning, utbildningsinsatser och användandet av Time Care -systemen i Höganäs Omsorg AB, Vinnare av Time Care Award 2024

Efter en genomlysning i bolaget har Höganäs Omsorg AB gjort ett stort omtag där de bland annat har genomfört utbildningsinsatser, implementerat Time Care Planering och Time Care Pool samt startat upp en central Rekrytering och Bemanningsenhet.
Det tog några år innan man bestämt sig för vad genomlysningen som gjordes 2019 skulle resultera i och hur man ville använda resultatet. Beslut om en central enhet togs i styrelsen och hösten 2023 startade man i gång den nya Rekrytering och Bemanningsenheten i Höganäs

Bakgrund

2019 visade det sig att Höganäs omsorg AB hade mkt röda siffror och gjorde i och med det en genomlysning av verksamheten via ett externt bolag.
Det gjordes en omfattande intervjuprocess med allt ifrån enhetschefer, affärsområdeschef, administrationspersonal och medarbetare, för att ta reda på vilka professioner behöver de och vad önskar man. Genomlysningen visade senare att man önskar en central enhet som servar enheterna med avtal, schemaläggning, rekrytering och vikariehantering.

Lösningen

2019 köpte Höganäs Omsorg AB in Time Cares Bemanningsakademi för enhetschefer och administrativ personal. Detta var starten till en riktig framgångssaga.
De fina resultaten från utbildningen ledde till att de 2021 köpte in Time Care Planering och Time Care Pool.
Tack vare utbildningar och ett nytt system startades en central enhet där specialister på just schema arbetar vilket resulterat i förståelsen av vikten med en brukarfokuserad schemaläggning från medarbetare ute på enheterna upp till affärsområdeschef.
Den centrala enheten består idag av en schemastrateg med övergripande ansvar för schema och bemanningsprocessen, 5 schemaplanerare som planerar schema för 800 medarbetare, 1 administratör som ansvarar för lön och avtal, 1 rekryterare som tar hand om HR frågor och rekryterar alla timvikarier. 2 bemanningsplanerare som ansvarar för akutrekrytering och bokar all Resurstid som inte planerats i schemat, samt Enhetschef.
Enheten hanterar schemaplanering och bemanning för ca 800 medarbetare med en behovsstyrd schemaläggning utifrån verksamheternas behov och de kan nu mäta effekterna av en god planering och har möjlighet att fördela våra resurser på bästa sätt tillsammans.

”Med hjälp av att vi har Time Care-systemen så har vi möjligheten att få ett helikopterperspektiv och ser helheten på ett helt annat sätt”

Annika Andersson
Shemaplanerare, Höganäs Omsorg AB

Utmaningen

En stor utmaning har varit att förändra kulturen och få med sig personalen på nya sätt att tänka och arbeta.
Tidigare var de en kamp att få personal att arbeta på olika enheter som hemvård och Säbo men idag tack vare en central bemanning och Time Care-systemen så har de fått möjligheten till ett helikopterperspektiv och ser helheten på ett helt annat sätt än tidigare.

Resultaten

En stor del av hela lösningen har varit samplanering vilket resulterat i att de minskat antalet timvikarier och har vågat överanställa vilket har lett till mycket resurstid som används till frånvaro. Idag följs alla scheman upp tillsammans med enhetschef och affärsområdeschef vilket resulterat i en budget i balans!

• Minskat användande av timvikarier från 21 % till 5 %
• Minskat vikariebeställningarna på enheterna till en kostnad av 40 Mkr
• Delade turer har tagits bort
• Natten arbetar 9 h natt
• Sjukfrånvaron har minskat
• Kontinuiteten har ökat hos omsorgstagarna

“Alla samarbetar nu tillsammans, Strateg med företagets controller, Enhetschef med Affärsområdeschef, Schemaläggare med Bemanningsplanerare”

Malin Hallin
Schemastrateg, Höganäs Omsorg AB

Framtiden

slutet av 2023 blev bemanningshandboken för Höganäs Omsorg färdigställd och det är styrdokumentet som de använder sig av på den centrala enheten.
Framöver så ska de jobba med de schemaprocesser, rekryteringsprocesser och bemanningsprocesser som är satta och ska försöka att inte hamna i de fallgropar som finns. 2024 ser Höganäs Omsorg fram emot införandet av Controller-modulen och utbildning i detta verktyg samt start av deras Bokningsassistenter som de tror kan bli till stor hjälp i det dagliga arbetet.

Sammanfattning

n schemaprocess är föränderlig då en organisation är komplex och nya förändrade behov uppstår men dem ser mycket fram emot att arbeta vidare för att utveckla processerna allt eftersom förändringar sker.

“Vi upplever nu en stor fördel att alla enheter får likvärdig service och en negativ medarbetarpåverkan som tidigare kunde styra schemaläggningen har minskat.”

Malin Hallin
Shemastrateg, Höganäs Omsorg AB