Schemaläggning i socialförvaltningen i Perstorps Kommun

Perstorps kommun satsar på att omstrukturera schemaläggningen för att förbättra resursanvändningen.

Med hjälp av fokus på individens behov, förbättrad bemanningsekonomi och hållbara scheman, ser kommunen fram emot en framtid med ökad trygghet och effektivitet

Bemanningshandbok

En personalhandbok har tagits fram för att underlätta och säkerställa att det ska vara ”enkelt att göra rätt”

Systemstödet

Med hjälp av systemen ser de till att de dagliga och veckovisa viloperioderna följs och att de anställda får den vila de behöver

Årsarbetare

I augusti 2024 använde Socialförvaltningen 10,4 färreårsarbetare jämfört med samma månad 2023

Samarbete

Genom att arbeta med ett helikopterperspektiv och gränsöverskridande samarbete inom vård- och omsorgssektorn, strävar kommunen efter att optimera resursanvändningen

“Med väl planerade arbetsscheman har vi minskat övertiden med 78%”

Malin Åberg
Schemastrateg, Perstorps kommun

Utmaningen

När Lena Svensson började sin roll i november 2023, blev det uppenbart att hon stod inför en rad utmaningar.

Från början identifierades flera problemområden, inklusive felbyggda aktiviteter och felaktiga saldon.
En särskilt besvärlig fråga var att felaktiga löner hade betalats ut sedan sommaren, vilket ledde till en omfattande och tidskrävande korrigering.

Under de första månaderna blev det också tydligt att timanställda hade arbetat hela 5 700 timmar i november och att ordinarie personal inte arbetade sin tjänstetid.
Trots dessa utmaningar har de på kort tid lyckats göra betydande förbättringar. Under drygt tre månader minskade användandet av timanställda med cirka 1 900 timmar.

En viktig del av denna förändring var att anställa Malin Åberg som schemastrateg och som började 1 april i år för att effektivisera schemaläggningen.

Tidigare hade medarbetare varit vana vid att själva styra sina arbetsscheman utifrån personliga behov snarare än verksamhetens krav. Detta ledde till att de ofta var tvungna att använda timvikarier för att täcka upp.

Det har utan tvekan varit en utmaning att införa ett nytt arbetssätt gällande schemaprocessen, både för chefer och medarbetare. Under denna process har det varit viktigt med kontinuerliga dialoger. Det har därför skapats schemagrupper, där medarbetare, enhetschef och schemastrateg deltagit. Det har även upprättats en bemanningshandbok i samverkan för att underlätta och att det ska ”vara lätt att göra rätt”

Med hjälp av systemen säkerställer dem att de följer dygns- och veckovila och att medarbetarna får sin återhämtning.
Genom att nyttja resurserna effektivt ökar de ordinarie personals sysselsättningsgrad på ett effektivt sätt som skapar bättre kontinuitet och trygghet för brukarna.

Man kan också se en stor positiv skillnad i både kort- och långtidsfrånvaron på arbetsplatserna.

Nu med den erfarenhet och de förbättringar som de har genomfört, känner de sig väl förberedda för att fortsätta utveckla och optimera verksamheten framöver

Lösningen

I Perstorps kommun är nära samarbete en nyckel till framgång. De har en stark relation i alla led, vilket är en stor fördel för verksamheten.

Att arbeta i en mindre kommun har sina unika fördelar, inte minst den direkta tillgången till alla professioner.

Med regelbundna uppföljningsmöten varje månad, går de igenom aktuella ärenden och planerar framåt. Denna närhet gör att de kan agera snabbt och effektivt, och det bidrar till en smidigare arbetsprocess.

Resultatet

Med väl planerade arbetsschema har de minskat övertiden med 78%. Augusti – 2023 användes övertid motsvarande 3,3 årsarbetare, i augusti – 2024 användes 0,8 årsarbetare.

I augusti 2024 använde Socialförvaltningen 10,4 färre årsarbetare i jämfört med samma månad 2023. 0 timmar resurstid var bokat 2023 och hittills i år har de använt 306 timmar till att täcka oplanerad frånvaro.

Hur ser arbetet ut framåt

Perstorps kommun har lagt fram en plan som sätter individens behov i centrum. Detta innebär att schemat kommer att läggas utifrån brukarnas behov och vårdtyngd, för att säkerställa att resurserna används effektivt där de mest behövs.

Målet är att skapa bättre scheman på alla enheter som ger en stabil grund. Detta leder till sidoeffekter som exempelvis ett högre uttag av semesterdagar, minskad sjukfrånvaro och minskat användande av vikarier, övertid och fyllnadstid.

Det kommer att ske en aktiv uppföljning av hur timmarna används genom det färdiga schemat. Genom att arbeta med ett helikopterperspektiv och gränsöverskridande samarbete inom vård- och omsorgssektorn, strävar kommunen efter att optimera resursanvändningen.

För att säkerställa att alla beslut baseras på korrekt och aktuell information, kommer kontinuerlig statistik att tas fram på flera viktiga områden. Dessa inkluderar vårdtyngd, bokade pass, bemanningskrav, arbetade timmar och användning av resurstimmar.

Sammanfattning

Perstorps kommun satsar på att omstrukturera schemaläggningen, och förbättra resursanvändningen. Det är ett omfattande projekt som syftar till att skapa en mer effektiv och medarbetarvänlig arbetsmiljö. Genom att fokusera på individens behov, förbättra bemanningsekonomin och skapa hållbara scheman, ser kommunen fram emot en framtid med ökad trygghet och effektivitet inom vård- och omsorgssektorn.

“I en mindre kommun som Perstorp är det lättare att upprätthålla en tät och personlig kontakt mellan alla inblandade parter”