Falkenbergs Kommun – Bemannongsprocesser & införandet av controllermodulen

En av årets topp tre awardfinalister 2024 blev medarbetarna Annica Fjerdingby och Anna Karlsson i Falkenbergs kommun.
De har på ett systematiskt, pedagogiskt och uthålligt sätt lett arbetetmed Falkenbergs bemanningsprocesser.

Anna och Annica har gjort ett omfattande och grundligt arbete i införandet av controllermodulen i organisationen för att underlätta ingången i planering och uppföljning vad gäller schema och ekonomi. Dessa delar bidrar till en större följsamhet i det ekonomiska arbetet framåt och för kvalitén i omsorgen.

Hur allt började

Allt startade på Time Care Forum2022.
De från Socialförvaltningen som deltog insåg då att kommunen behövde ta ett omtag och börja om, samt anställa någon som håller ihop det hela.
Arbetet tog då fart och Falkenbergs kommun anställde en processledare, vilket var Annica. Anna arbetade redan i kommunen och de har använt sig av Time Care-systemen under många år och de arbetar operativt i färdigtschema.
När Anna och Annica tillsammans med kollegor startade arbetet gjordes en utvärdering som presenterades 2023 och kunde på det sättet lägga kartan för vad de ville och behövde göra.

“Allt startade på Time Care Forum 2022”

Anna Karlsson
Bemanningscontroller , Falkenbergs kommun

Utmaningen

Befintliga bemanningsprocesser var inte gynnsamma utifrån kvalité eller ekonomi.
En stor del i utmaningen var att ta helhetsgreppet kringdet och utformaen bemanningsstrategi att jobbautifrån.
Kulturen kring bemanning och schemaläggning inom omsorgen har och kommer nog alltid vara en stor utmaning och att skapa förståelse för varför förändringar görs.

Lösningen

2023 blev bemanningsstrategin klar och sedan arbetet med förändringar i dygnsvilan var i hamn har arbetet med en ekonomi i balans varit fokus.
Controllermodulen har gett en tydlighet mellan timmar i bemanning och ekonomi och möjlighet till uppföljning vilket är otroligt viktigt för att ligga steget före.
Det tidigare lokala flexibla arbetstidsavtalet sades upp och nu arbetar medarbetarna enbart utifrån Allmänna Bestämmelser.
I och med den förändringen lägger medarbetarna inte längre schemaförslag i Time Care Planering utan i stället önskad ledighet i lönesystemet.
Ett tiotal korta filmer gjordes för att sprida kunskap och information om den förändringen.
De skapade även en mejladress där medarbetare enkelt kan höra av sig med frågor, stora som små

Resultat

Det är lite för tidigt att se stora kvantitativa effekter, men chefsleden är betydligt mer rustade för att utifrån lagar, avtal och rutiner hantera kvalitet för brukare, arbetsmiljö för medarbetare och en hållbar ekonomi.

Framtiden

Arbetet med bemanningsprocesserna är inte över än, och kommer det någonsinvara det?
Framåt skall de jobba ännu mer offensivt med att optimera en bemanning utifrån förutsättningar och ekonomiskt läge.
Det innebär ett fortsatt arbete med samarbetsområden, schemastrukturer, organisering och karriärmodell inom Socialförvaltningen i Falkenbergs kommun.

Avslutande ord

Håll i och håll ut!

“Ekonomerna upplever det lättare nu tack vare controllermodulen när det finns framåtblickande och en röd tråd”

Annica Fjerdingby
Processledare , Falkenbergs kommun